Instant booking engine

Realtime is de meeting & event Endgame. Met Meet Robin ben je realtime gekoppeld aan het boekingsplatform Onemeeting.com. Je hebt je eigen locatie detailpagina met relevante foto’s, video’s, USP’s, capaciteitenoverzicht en meer informatie, bedoeld om meeting planners en event managers te inspireren en aan te zetten tot boeken.

Werk je met Meet Robin, dan ben je een Connected Partner. Je bent dan verbonden met de meeting branche. Door het gebruik van Meet Robin, ben je met realtime beschikbaarheid en prijzen direct online te boeken. Als Connected Partner kan je een online boeking bovendien altijd handmatig overnemen in de reserveringsmodule en daarmee jouw klanten ontzorgen. Je blijft dus áltijd in control.

Client portal

Alle klanten (boekers) hebben toegang tot hun Client Portal. In dit persoonlijk account vinden zij alle bevestigingen, aangevraagde offertes, wijzigingen en facturen. Alle online en offline boekingen komen hierin samen. Het maakt voor boekers dus niet uit hoe de boeking is geplaatst, het beheer werkt exact hetzelfde. En het gemak dus ook.

Iedere klant beschikt over een dashboard met een overzicht van alle acties die nog openstaan voor het afronden van toekomstige boekingen, om bv. direct te bevestigen of wijzigingen te doen. De contractafspraken die de klant met locaties (dus die van jou en mogelijk ook anderen) heeft, zijn online in het persoonlijke account te zien en worden direct toegepast in zowel online als offline boekingen van deze klant. Dit werkt ook voor de boeker met multi-property contracten.

prijsniveaus

De vier prijsniveaus die middels de yield & revenue tools zijn ingericht, worden realtime ontsloten naar de online booking engine, waar i.c.m. beschikbaarheid geboekt wordt.

Een boeker krijgt op die manier inzage in de van toepassing zijnde prijs of prijzen en beschikbaarheid om direct een boeking te maken.

Het is, in tegenstelling tot andere systemen, ook mogelijk om een optionele boeking te maken met een standaard optietermijn van twee weken. Het online boeken is daarmee ook erg geschikt voor grotere bijeenkomsten waarvan de details veelal later doorgegeven of nader besproken worden.

voorwaarden

Iedere locatie heeft haar eigen voorwaarden, waaronder optie- termijnen, annuleringsvoorwaarden en wijzigingsvoorwaarden. Veelal wordt, deels, de UVH aangehouden.

Het is met Meet Robin mogelijk om de voorwaarden per klant specifiek in te richten en automatisch toe te laten passen. Denk daarbij aan bv. optietermijnen, annuleringskosten en minimale omzet afspraken.

Op die manier vermijden onze Connected Partners het onnodige handmatig werk, vermindert de kans op fouten en weten klanten direct waar zij aan toe zijn.

realtime

Doordat iedere gebruiker realtime werkt, kan de beschikbaarheid van (een selectie van de) zalen direct worden ontsloten naar het platform waar de klanten kunnen boeken.

In de ontwikkeling van Meet Robin, zijn we zelfs zo ver gegaan dat je in het planbord (zaaloverzicht) kunt zien wanneer een zaal gereserveerd wordt door een online boeker. Zo voorkomen we dubbele boekingen en inefficiënties.

We ervaren de grrotste meerwaarde van realtime bij contractklanten en gebruikers van panden met interne meeting ruimtes. Zij kunnen online ‘even snel een zaaltje boeken’.

PLAN EEN DEMO
0%
Conversie naar definitieve boeking
0k+
Aanvragen per jaar
0
Contractklanten
0k+
Gasten per jaar
Atrium lobby

integrated payments

Facturatie services

Iedere boeking wordt door Onemeeting.com gecheckt en aan de klant gefactureerd. De facturatie en het debiteurenbeheer doen we namens onze Connected Partners, zodat zij zich kunnen focussen op de tevredenheid van hun gasten. Eens per maand maken wij de geïnde gelden over, zodat je als locatie nog slechts twaalf facturen per jaar hoeft te behandelen. Geen onnodig werk voor jou dus!

Afas integratie

Meet Robin is voor de financiële administratie en facturatie gekoppeld aan AFAS Profit, van waaruit alle facturen worden verzonden. Alle digitale communicatie van Onemeeting System naar AFAS is terug te zien in de AFAS log. Zo is te allen tijde inzichtelijk wanneer welke informatie naar AFAS is gestuurd via de connectoren en of dit succesvol was. In het kader van transparantie verstrekken wij op verzoek ook de uittreksels van verzonden facturen aan onze partners.

property management system

reserveringsmodule

Hierin worden reserveringen gestart en beheerd. Deze module is ondersteunend aan het verkoopgesprek en bestaat daarom uit de zes essentiële stappen van de SUCCES-structuur. Het is zo voor iedereen, ongeacht ervaring, mogelijk een gestructureerd en succesvol verkoopgesprek te voeren. De reserveringsmodule is verbonden aan vele andere modules om efficiënt alle informatie uit het systeem samen te brengen in een reservering.

Denk daarbij aan voorkeuren van klanten of contactpersonen, contractafspraken zoals prijzen en annuleringsvoorwaarden, en een aannamebeleid op basis van het dynamisch prijsbeleid én minimum revenue. Maar ook locatie details zoals opstellingen, capaciteiten, zaalvoorkeuren, opbouw- en afbouwtijd, en andere belangrijke punten zijn geautomatiseerd in het reserveringsproces.

Gebruikers profiteren daarnaast van reminders, alerts en taken in een gepersonaliseerd dashboard, om gestructureerd contact te houden met klanten over hun reserveringen. Communicatie is daarom altijd gestructureerd en voor medewerkers, leidinggevenden en directie realtime inzichtelijk.

yield & revenue tools

Meet Robin biedt een dynamisch prijsbeleid met standaard vier prijsniveaus die per dagdeel en per zaalcategorie worden toegekend op basis van een jaarkalender. Zo kun je als locatie, net als een vliegtuigmaatschappij of hotel, de prijs verhogen wanneer er meer vraag is of verlagen wanneer je meer behoefte aan bezetting hebt.

Ondersteunend aan deze functionaliteiten, beschikt Meet Robin over tientallen rapportages die inzage geven in bezetting per zaal, de forecast en alle boekingen. We trainen jouw team natuurlijk op het gebruik en toepassen van dynamische prijzen, en helpen jou om yield- & revenuebeleid te perfectioneren.

operationele tools

Er zijn verschillende sub-modules beschikbaar, gericht op de operationele afdelingen binnen locaties (bv. banqueting, keuken, receptie). Op die manier krijgt iedere afdeling de informatie die voor hen van belang is, zonder daar andere afdelingen mee te vermoeien. Denk daarbij aan deze sub-modules:

Boeking zoeken

Beheren van alle boekingen en alle statussen en gemakkelijk opzoeken welke boekingen er voor een klant, locatie, tijdsperiode, prijsniveau, zaal of andere parameter in de planning staan. De boekingsdetails zijn direct inzichtelijk.

In huis

Aankomstenoverzicht voor receptie, front office of hostess, met een tool voor registratie van sleuteluitgifte en -ontvangst en het toevoegen van extra artikelen op de dag zelf, zoals catering op nacalculatie, en kosten voor printen of parkeren.

Dag afsluiting

De module voor dagelijkse controle en accordering van facturen per boeking. Het is de laatste check die de locatie doet voordat de factuur naar het financiële systeem AFAS wordt doorgezet voor de (digitale) facturatie door Onemeeting.com.

Losse verkoop

Kassamodule voor de operationele afdeling in de locatie, wanneer bezoekers een parkeerkaart of andere artikelen direct afnemen, kan dit geregistreerd worden in de Losse verkoop module waarna er een factuur vanuit AFAS terugkomt als betaalbewijs voor de bezoeker.

kassa beheer

Aan het einde van een dienst wordt de kassa opgemaakt, alle artikelen die verkocht zijn via de Losse verkoop module staan hierin geregistreerd inclusief de betaalmethode waarna de kassa opgemaakt en afgesloten kan worden.

Ik wil een demo

CRM – Sales management

Iedere Connected Partner beschikt over een eigen, afgescheiden en beveiligd stuk database, ook wel genoemd: “tenant”. Daarin staan alle klanten van de partner opgeslagen in klantprofielen, met tabbladen voor o.a. sales, marketing en contracten.

Onemeeting.com klanten staan in een separaat deel van de database dat wordt beheerd door de salesmanagers en Meeting Experts van Onemeeting.com. Hierin wordt alles wat we weten van bedrijven en de contactpersonen opgeslagen en beheerd, zodat we dat waar nodig kunnen delen met onze partners voor boekingen van onze klanten.

Security & privacy

ISO27001 certificering

Onemeeting.com is ISO27001 gecertificeerd, met de meest recente audit in mei 2023. De scope hiervan betreft de primaire en ondersteunende processen van Onemeeting.com, voor het ontzorgen van boeking tot betaling voor zakelijke bijeenkomsten, overnachtingen en congressen.

ISO 27001:2013 heeft als doel het beveiligingsniveau binnen Onemeeting.com BV op een noodzakelijk basisniveau te brengen en zo het wederzijds vertrouwen tussen Onemeeting.com BV, organisaties en klanten te bevorderen. Leidraad hiervoor wordt gevormd door het Informatiebeveiligingsbeleid. Dit beschrijft hoe met informatiebeveiliging moet worden omgegaan, waarbij zoveel mogelijk is vermeld aan wie bepaalde richtlijnen in het bijzonder zijn gericht en wie de procedures en maatregelen moeten beheren en uitvoeren. Onemeeting.com BV hanteert ISO 27001:2013 als basis voor het inrichten van een stelsel van beveiligingsmaatregelen.

ISO 27001 is een internationale norm gepubliceerd door de Internationale Standaardisatie Organisatie (ISO) en het beschrijft hoe informatiebeveiliging in een bedrijf kan worden beheerst. De meest recente versie van deze norm werd gepubliceerd in 2013, en de volledige titel is nu ISO/IEC 27001:2013. ISO 27001 kan in elke organisatie worden geïmplementeerd, profit of non-profit, privaat of in het bezit van de staat, klein of groot. Het is geschreven door ‘s werelds beste experts op het gebied van informatiebeveiliging en levert de methodologie voor de implementatie van informatiebeveiliging in een organisatie. Het stelt ook bedrijven in staat zich te certificeren, hetgeen betekent dat een onafhankelijke instantie dan bevestigd heeft dat de organisatie informatiebeveiliging heeft ingevoerd in lijn met de ISO 27001 en aantoonbaar maakt dat de organisatie informatieprocessen beheerst en de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van bedrijf kritische informatie borgt.

Beveiligingsmaatregelen

We begrijpen dat jouw data belangrijk is. Je wilt niet dat anderen er zonder jouw toestemming bij kunnen, maar wilt het wel zélf kunnen gebruiken voor een optimale dienstverlening. Daar helpen we je graag bij. Dat leiden we in goede banen met onze beveiligingsmaatregelen.

Onemeeting.com treft onder meer de volgende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen:

  • De Persoonsgegevens worden encrypted opgeslagen;
  • Onemeeting schakelt alleen Subverwerkers in die voldoende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen hebben getroffen;
  • Onemeeting legt aan haar medewerkers en ingehuurde arbeidskrachten geheimhoudingsverplichtingen op;
  • Onemeeting logt de toegang tot de gegevens.

Service level agreement

Je wilt precies weten wat je van ons mag verwachten, toch?! Daarom hebben we de belangrijkste onderdelen van onze SLA alvast voor je opgesomd. De volledige SLA vind je terug in onze Algemene Voorwaarden.

Onemeeting garandeert voor OMS een Beschikbaarheid van 99.8 procent per kalenderjaar. Het Beschikbaarheidspercentage wordt berekend op basis van 24 uur per dag, waarbij alle dagen in de desbetreffende kalenderjaar worden meegerekend.

Onemeeting beschikt over een Helpdesk. De Helpdesk vormt het centrale aanspreekpunt voor de daartoe aangewezen contactpersonen binnen de organisatie van locatiepartner. De Helpdesk heeft als voornaamste doel het afhandelen van Meldingen. De Helpdesk is per telefoon en e-mail bereikbaar en is bereikbaar op maandag t/m vrijdag van 09:00-17:00.

Data opslag

Onemeeting zal, tenzij zij hiervoor uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van Locatiepartner, geen Persoonsgegevens Verwerken of laten Verwerken door haarzelf of door derden in landen buiten de Europees Economische Ruimte.

Verwerking persoonsgegevens

Overzicht van verwerkingen persoonsgegevens die Onemeeting.com ten behoeve van jouw locatie verwerkt. Hiervoor wordt een verwerkersovereenkomst met SLA (Service Level Agreement) aangereikt en overeengekomen.

Plan een demo

Veelgestelde vragen (FAQ)

Robin is het meest geavanceerde property management systeem (PMS) voor meetings & events. Met haar realtime online bookingtool, dynamic pricing en automatisering, is ze dé rechterhand om jouw meeting ruimtes te verkopen. Zowel online als offline tegen de beste prijs. Kennismaken? Meet Robin!

Robin is de perfecte rechterhand voor iedereen die hun meeting ruimtes efficiënt wil verkopen. Dat kunnen meeting centers en hotels zijn, maar juist ook vastgoedeigenaren & -beheerders, facilitair dienstverleners en cateraars zijn vaak onze partners. Heb jij een meeting ruimte en wil je die makkelijk voor de beste prijs verkopen? Meet Robin!
Iedere exploitatie is anders, zo ook de investering. Robin is er al vanaf enkele honderden euro’s per maand. Met dit rekenmodel kun je een indicatie krijgen van de kosten. Wens je een offerte te ontvangen? Plan dan een online demo in zodat we die op basis van jouw wensen kunnen opstellen.

Ieder Connected partnership werkt op commissie-basis. Kortom: zonder omzet is er voor ons geen marge. Onze Meeting Experts zijn er daarom bij gebaat jou te helpen de hoogste conversie te behalen en zo veel mogelijk omzet te realiseren.

Ga je aan de slag met Robin, dan sluiten wij een Connected partnership en ga je gebruik maken van ons geavanceerde Property Management Systeem (PMS). Alle data en boekingen uit je huidige PMS worden overgezet en herbevestigd. Dat is een éénmalige overgang en garandeert dat alle zaken juist geconfigureerd zijn alvorens Robin leidend wordt. Jouw huidige reserveringssysteem kunt je opzeggen.

Dat bepaal je zelf. Je werkt met Robin en brengt alle reserveringen daarin onder, maar de prijzen, voorwaarden en andere variabelen bepaal je zelf. De facturatie wordt door ons uitgevoerd. Alle andere services zijn schaalbaar en op maat; zo kun je zelf afwegen hoeveel invloed je wilt houden.
Connected partnerships sluiten wij voor minimaal één jaar, maar bij voorkeur voor drie jaar of langer. Waarom? Omdat het opstarten tijd en energie vergt en we daar samen in investeren.
Alle klantdata wordt opgeslagen in een speciaal ingerichte ‘tenant’ (eigen omgeving) van de database van Robin. Om de veiligheid van jouw data te borgen, zijn wij ISO27001 gecertificeerd. Zo kunnen alleen de gebruikers met de vereiste rechten bij jouw data. Dat kan bijvoorbeeld jouw dedicated accountmanager zijn of een Meeting Expert om een reservering te maken. Uiteraard kun je ook zelf te allen tijde middels management rapportages en jouw persoonlijke login toegang krijgen om jouw data in te zien. [interne link naar privacy & security]

Ik zit boordevol ideeën over het rendabel maken van jouw meeting center

“Van begin af aan heb ik Onemeeting System ontwikkeld. De basis van Meet Robin zie ik als de basis van het succes van iedere locatie die ermee werkt. Al die kennis nemen mijn team en ik mee in het begeleiden van jouw locatie tot een succesvol, rendabel meeting center.”

Myrna Hoogendoorn, Chief Platform Officer